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ANAGRAFE - Autenticazione firme
Cosa
E´ il servizio di autenticazione della firma su istanze e dichiarazioni sostitutive dell´atto di notorietà (art. 21, 38, 47 del D.P.R. 445/000).
Ai sensi dell´art. 47 del D.P.R. 445/2000 la dichiarazione sostitutiva dell´atto di notorietà è una dichiarazione concernente fatti, stati e qualità personali, a diretta conoscenza dell´interessato, oppure resa nell´interesse del dichiarante ma riguardante anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Gli stati, i fatti e le qualità personali di cui si tratta sono quelli non espressamente indicati dall´art. 46 del D.P.R. e per i quali è possibile, in luogo della certificazione, presentare una dichiarazione sostitutiva di certificazione (autocertificazione), vale a dire per esempio la residenza, lo stato di famiglio, la cittadinanza ecc.
Le dichiarazioni sostitutive dell´atto di notorietà, come le istanze, se presentate alla pubblica amministrazione o ai gestori/concessionari di pubblico servizio, sono senza autentica della firma. Esse vanno bensì presentate e firmate direttamente presso l´ufficio che deve riceverle dall´interessato, che deve farsi identificare tramite un documento valido, oppure datate, firmate e spedite all´ufficio che deve riceverle via fax, a mezzo posta o tramite un incaricato munito di delega insieme alla fotocopia del documento di identità del sottoscrittore (art. 38 del D.P.R. 445/2000). Le medesime dichiarazioni sostitutive dell´atto di notorietà o le istanze rivolte ad organi diversi dalla pubblica amministrazione o dai gestori di pubblici servizi, nonché le istanze e le deleghe a terzi per la riscossione di benefici rivolte alla pubblica amministrazione e ai gestori di pubblico servizio, sono soggette all´autentica della firma da parte dell´incaricato comunale, cancelliere, notaio o segretario comunale (art. 21 del D.P.R. 445/2000).

NOTA BENE
L´incaricato del sindaco non è un notaio, può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge e non dipendono dalla volontà dell´interessato. Pertanto in linea di massima non è di sua competenza l´autentica della firma sulle espressioni di volontà, quali ad es. disposizioni testamentarie e rinunce, atti e negozi tra privati, salvo su quelle espressioni di volontà che possano essere ricomprese in istanze alla pubblica amministrazione e su quelle previste per legge (ad esempio sulle procure speciale ad litem per la costituzione di parte civile nei processi penali o atti per i quali il codice di procedura penale prevede l´autentica di firma da parte del pubblico ufficiale, quietanze liberatorie per assegni richiamati o protestati, dichiarazioni di vendita di beni mobili registrati).

Analogamente l´incaricato del sindaco non autentica firme che non siano la sottoscrizione di una dichiarazione o che siano sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera di cui non sia comprensibile il significato. Nel caso si abbia bisogno di autenticare una firma su una dichiarazione da produrre all´estero in lingua straniera, si consiglia di elaborare un testo bilingue con la traduzione in italiano a fronte e in cui sia specificato che il testo in italiano è la traduzione del testo in lingua straniera.

L´autenticazione della firma non deve essere confusa con la legalizzazione della firma di atti da e per l´estero (art. 33 del D.P.R. 445/2000). La legalizzazione consiste nell´attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell´autenticità della firma stessa. Le firme dei documenti rilasciati da un´autorità consolare presente sul territorio italiano da far valere all´interno dello stato italiano vanno legalizzate (con l´esclusione degli Stati aderenti alla convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Grecia, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna, Repubblica Moldova e Romania) presso la prefettura competente per territorio.

La firma degli ufficiali d´anagrafe e di stato civile, e incaricati del Sindaco su certificati, estratti, autentiche di firma da far valere all´estero (quindi anche davanti ad un´autorità consolare straniera presente sul territorio italiano) sono legalizzate presso la prefettura.

La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari sono di competenza della Procura della Repubblica.

I documenti formati o da far valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell´Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla, c.d. ‘Apostille,´ in luogo della legalizzazione (prevede un timbro speciale attestante l´autenticità del documento e la qualità legale dell´Autorità rilasciante). L´Apostille sugli atti formati nel territorio italiano da far valere all´estero è di competenza della prefettura competente per territorio. L´Apostille per i documenti formati all´estero da far valere in Italia è posta dall´Autorità estera nello stato estero. I documenti formati all´estero sono altresì legalizzati presso i Consolati Italiani.
 
 
Come
Presentandosi allo sportello dell´ufficio anagrafe con un documento di identità valido e con la dichiarazione sulla quale si vuole apporre la firma da autenticare
Perché la firma sia autenticabile è necessario che la stessa venga apposta in presenza dell´ufficiale di Anagrafe.
Qualora gli atti o i documenti sui quali si chiede l´autenticazione della sottoscrizione siano redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana, conforme al testo straniero, certificata dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
 
Quanto costa
In relazione all´uso il certificato è prevista o meno l´esenzione del bollo (DPR 642/72). Esente dall´imposta di bollo il costo è di € 0,26, oppure in bollo € 16,00 (apposta direttamente allo sportello)
 
Unità organizzativa responsabile dell´istruttoria dalla quale si possono ottenere informazioni
SERVIZI DEMOGRAFICI
Responsabile: Cristina Pellegrinelli
tel 02-99471215, fax 02/99069910

Potere sostitutivo
Ai sensi dell´art. 2 Legge 7 agosto 1990, n. 241, in caso di mancata o tardiva emanazione del provvedimento nei termini di legge, è possibile contattare:
Dott. Sergio Amatruda, Segretario Comunale
tel. 02-99471210